Assistant administratif et financier F/H

Activités

Réaliser la gestion budgétaire et comptable du GIP :

Élaborer et suivre le budget du GIP :

• Participer à la préparation budgétaire et comptable en lien avec le Directeur/la Directrice

• Assurer le suivi et l'exécution budgétaire du groupement avec le Directeur/la Directrice, saisir les propositions budgétaires

• Produire les documents administratifs et financiers, contrôler et saisir les virements de crédits

• Garantir l’exécution comptable des contrats et le paiement des prestataires dans les délais impartis et conformément aux procédures internes en vigueur

• Effectuer toutes les tâches préalables au mandatement, notamment la saisie des factures et des engagements dans le logiciel de comptabilité (Astre finances), selon la nomenclature budgétaire M57

Mettre en œuvre et effectuer le suivi des opérations comptables :

• Mettre en œuvre et effectuer le suivi de la facturation, assurer le suivi financier des marchés

• Mettre en œuvre et effectuer le suivi des dispositifs de gestion des paiements et encaissements en lien avec l’ordonnateur, le comptable public et les partenaires du GIP

• Réaliser les prélèvements auprès des locataires tiers via les comptes DFT et DVP, dans le respect des procédures de la comptabilité publique.

• Traiter les observations de la Paierie Départementale

• Contrôler la régularité et la sincérité des documents comptables

• Participer à la production des rapports d’activités annuels et d’analyse du stock (tableau de bord) avec le Directeur/la Directrice

Assurer la gestion financière des mandats de gestion :

• Encaissement des frais locatifs : loyers, charges, caution

• Reversement des loyers, charges, caution aux bailleurs

• Suivi administratif et financier des mandats de gestion

• Etablissement des états de comptes de sortie et d'entrée

• Editer les avis d’échéances locataires

• Suivi budgétaire et financier du Fonds de sécurisation du GIP
  

Assurer la gestion et le suivi de la régie principale de recettes dans le respect du cadre réglementaire et sous le contrôle du comptable public :

• Encaissement et enregistrement des recettes de la régie principale (CB, chèques, télépaiement, prélèvements)

• Reversements réguliers des recettes via la Paierie Départementale et dans le respect du seuil de l’encaissement maximum

• Tenue des registres de la régie et gestion du compte de dépôt de fonds en lien avec la Paierie Départementale ; préparation et transmission des pièces justificatives au comptable public.

• Contrôle et accompagnement du régisseur suppléant

• Relation opérationnelle avec la Paierie Départementale : échanges, contrôles, réponses aux observations, mise en conformité.

Assurer l'accueil physique et téléphonique du GIP ainsi que les missions de secrétariat

• Accueillir les ménages accompagnés par l'Agence Immobilière à Vocation Sociale (AIVS)

• Accueillir les propriétaires bailleurs

• Réaliser l'accueil téléphonique du GIP

• Assurer les tâches d'assistant(e) de direction et de secrétariat du GIP

• Assurer la transmission et la circulation de l'information au sein de l'équipe

Conditions spécifiques :

• Poste à temps complet

• Télétravail 1 jour/semaine

• L’AIVS a la particularité d’être sous statut GIP, ce qui induit notamment que les agents recrutés sont prioritairement mis à disposition par les structures membres du GIP (fonctionnaires et CDI de droit public au sein des collectivités, CDI de droit privé au sein de l’ADIL)

• Lieu de travail : Maison de l'habitat et du Cadre de Vie - 129 avenue de la République - 63100 Clermont-Ferrand